Общие правила заполнения авансового отчета таковы: Отчет составляется в течение 3 рабочих дней с момента: истечения срока, на который выданы средства, указанного в заявлении работника о выдаче денег под отчет; выхода сотрудника на работу, если срок, на который выданы деньги, истек в период его болезни или отпуска; возвращения работника из командировки. За нарушение срока работника можно наказать материально. Подробнее об этом см. Накажите рублем».
Отчет оформляется по унифицированной форме . Здесь отражаются реквизиты документа (его номер и дата), сведения об организации и подотчетном лице, о выданном ему авансе, сводная информация об израсходованных средствах и бухгалтерских счетах, на которых отражается их движение и списание, а также сведения о выдаче работнику перерасхода или о получении от него неиспользованного аванса. Вторая часть — это отрывная расписка о принятии отчета к проверке. Бухгалтер ее заполняет, отрезает и выдает подотчетнику. Третья часть документа (оборотная сторона формы АО- 1) заполняется коллективно. Подотчетный работник построчно отражает в ней реквизиты документов, которыми он подтверждает осуществленные им траты, а также сумму расхода «по отчету».
А бухгалтер проставляет сумму, принятую к учету, и бухсчет, на который «повесит» расход. Подписывают отчет работник, бухгалтер и главный бухгалтер. Затем он передается руководителю на утверждение — соответствующий гриф есть на лицевой стороне документа. ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Авансовый отчет может составляться не только в бумажном, но и в электронном виде.
Подробнее об этом см. Если авансовый отчет составляется в электронной форме, необходимо использование электронной подписи всеми сотрудниками, участвующими в его заполнении (письмо Минфина от 2.
Рассмотрим условный пример. Допустим, 2. 2 мая 2.
ООО «ИКС» выдало своему сотруднику Смирнову О. Неиспользованных авансов за ним не было. Покупка была совершена в тот же день, а отчет работник представил на следующий день, т. Работник потратил всего 1. Неиспользованные средства в размере 1 0.