Решение, которое наладит и упростит учет договоров в компанииначальник финансово- экономического отдела ООО «Иркутскэнергосвязь». Статьи по теме. Систематизация и учет договоров для любой компании всегда были и будут актуальными задачами. Чем больше клиентов, тем больше договоров. Вести их учет в Excel не самый лучший выход из положения. Можно купить программу для учета договоров или другую программу для автоматизации бизнеса. А можно систематизировать учет, не тратя денег на покупку дорогостоящей информационной системы.

Вполне реально обойтись своими силами, если использовать Access. И выглядит это так: после того, как компания заключила договор, к нему прилагают сопроводительную документацию (листы согласования, протоколы, акты выбора поставщика и пр.). Все оригиналы собираются в канцелярском файле, который подшивается в папку- регистратор. В дополнение к этому в Excel ведется таблица- реестр, куда вносятся основные сведения по каждому договору. Описанный подход к учету договоров действовал и в ООО «Иркутскэнергосвязь». Но, несмотря на свою простоту, метод скрывает недостатки, которые особенно ярко проявились, когда количество договоров в «Иркутск. Эта система не слишком подходит для ведения списков.

В ней недоступен весь полезный функционал баз данных, и прежде всего создание отдельных справочников контрагентов, отделов, сотрудников и прочего, необходимого для ведения реестра договоров. Если компания работает с базой данных, то сотруднику достаточно один раз внести корректировки в справочник, после чего эти изменения коснутся всех записей, с которыми он связан. В Excel же необходимо кропотливо отобрать строки, содержащие нужную информацию, и только после этого обновить данные. Excel каждый раз приходится настраивать специальный фильтр. Иногда при выборке приходится применять по пять- шесть условий, и на это уходит слишком много времени. Кроме того, в таблицах проблематично даже при помощи макросов описать выполнение типовых операций с реестром.

Систематизация и учет договоров для любой компании всегда были и. После того как проект создания системы учета договоров в Access был. Отчет "Реестр договоров" предназначен для вывода на печать реестра договоров. При этом используется возможность расширенной фильтрации .

Записи с меткой «Реестр договоров». Метки:Access для юристов, Excel для юристов, Владимир Гринько, Гринько Владимир. Александр Бороухин к записи Сравнение двух PDF файлов · Grinko Vladimir к записи . Хотя казалось бы — чего специфического в . Удобно вести реестр договоров и приложений к ним. Доработки логики создания БД на MS SQL Server по текущей БД Access. В дистрибутив программы добавлены шаблоны: ШаблонСчета.doc и ШаблонДоговора.doc.

Code Division Multiple Access; доступ с кодовым разделением каналов;. Реестр договоров – это форма, которая используется участниками договорного процесса с целью учета подписанных соглашений и является .

По опыту, чаще всего ошибаются при вводе на. Вспомните хотя бы свои справочники контрагентов в 1. С. Сколько дублирующих записей встречается у вас? Все потому, что неправильно введенная информация может тиражироваться далее.

При этом она должна была соответствовать ряду ключевых требований. Но небольшим и средним предприятиям достаточно лишь блока, отвечающего за учет сведений о договорах. Причем около трети – это поиск именно бесплатной версии программы. Несложно сделать вывод, что множество компаний задумывается об оптимизации учета договоров и стремится обойтись при этом минимумом затрат. В качестве будущей платформы для базы данных был выбран MS Access. Эта система очень распространена, так как входит в пакет MS Office. Кроме того, и это самое важное, Access предоставляет возможность создавать собственные запросы и дорабатывать систему на языке VBA. Инструкция По Сборки Гидробоксов.

Оставалось лишь улучшить интерфейс, чтобы даже у тех сотрудников, которые не имеют навыков работы с Access, использование базы договоров не вызывало никаких сложностей. В итоге при запуске программы люди видят лишь самые необходимые функциональные блоки (см. Функционал понятен из названия. Вкладка настроена по умолчанию как стартовая – ею пользуются чаще всего. Новый договор» – с помощью этого раздела можно добавить новый документ в базу данных. Учитывая разграничение полномочий, она доступна исключительно тем сотрудникам, которые ведут учет договоров.

Справочники». В этом разделе размещено управление справочниками базы данных – контрагенты, статус договора, отделы, статьи бюджета. Здесь можно вводить новые данные и редактировать существующие. Редактор» – с его помощью вносятся изменения в сведения о договорах, введенные в программу ранее. Отчетность» – позволяет фор. В программе пред. Также, например, можно указать поля, обязательные для заполнения при добавлении нового договора. Как выглядит интерфейс базы данных по учету договоров.

Особенности использования новой системы учета договоров. Несколько простых рекомендаций тем финансистам, которые решат воспользоваться разработанной в «Иркутск. Внесение данных лучше поручить одному сотруднику, аккуратному и ответственному специалисту. Будет с кого спрашивать за допущенные ошибки. Есть два варианта: либо календарная периодичность (например, раз в неделю или раз в декаду), либо руководствоваться количеством накопленных новых договоров (например, пополнять базу данных после появления десяти новых документов). Например, в «Иркутскэнергосвязи» используются три вида статусов: «действующий» (по договору совершаются регулярные платежи), «закрытый» (прекратил свое действие) и «разовая сделка» (составлен для одной сделки с контрагентом, например разовое выполнение каких- либо работ). Последний применяется реже всего.

Если в будущем вы захотите доработать или переработать базу, то беспорядок со статусами может повлечь лишние трудозатраты. Учтите, не стоит смешивать в одной базе клиентские договоры и контракты с поставщиками. Лучше, если у коммерческой службы база будет отдельной. В будущем это сэкономит вам время, когда возникнет необходимость ознакомиться с текстом контракта. Кроме того, бумажные версии будут реже извлекаться из архива, что сохранит их в нормальном виде. ЕЩЕ ПО ТЕМЕ. Внести правки в pdf- файл с договором несложно. Для этого можно использовать массу бесплатных программ для редактирования pdf- документов.

Они позволяют менять порядок страниц, добавлять новые и удалять ненужные. Одна из таких программ – PDF2. Creator. Скачать ее можно по адресу: http: //en. Есть простое решение. Руководство не стало игнорировать такие просьбы.

Взяли несколько практикантов, выделили им рабочее место с компьютером и сканером. И через некоторое время получили базу договоров в электронном виде. Отсканированные документы проще и быстрее сохранять в PDF- файлах, так их удобнее будет просматривать. К тому же это довольно распространенный формат. И если вам вдруг понадобится выслать его по электронной почте, то адресат наверняка сможет его просмотреть. Например, так: «Номер внутренний .

Это позволит вам найти любой файл с документом. Не заводите в базу данных отдельную запись на дополнительное соглашение к договору или документ, который считается его частью. Достаточно сделать примечание в файле, что у контракта они есть. Если к договору появляется дополнительное соглашение, его нужно добавить в конец уже существующего pdf- файла (как это сделать, см. Перед тем как сотрудник помещает договор в папку- регистратор и передает в архив, он должен будет поставить оттиск штампа на заглавной странице, где указывается внутренний номер документа и дата его регистрации.

Для быстрого поиска контракта в папках- регистраторах сделайте на каждую из них наклейки с диапазоном номеров договоров, которые находятся внутри. Получите готовые решения в Excel.

Методические рекомендации по управлению финансами компании.